Hivatali ügyintézés

A polgármesteri hivatal vezetőjét, Stübéné Borsodi Olga jegyzőasszonyt kérdeztük a hivatali ügyintézésről.

Hogyan változott a Polgármesteri Hivatal munkarendje a kialakult járványhelyzet miatt?

Ahogy a tisztelt lakosok tapasztalhatják, a Tótkomlósi Polgármesteri Hivatal a kialakult járványügyi helyzetben is tovább működik. A cél az, hogy minél tovább fent tudjuk tartani az ügyfélfogadást és az ügyintézést is. Nem szerepel a terveink között, hogy a hivatalt bezárjuk, és központi törekvés sincs erre. Arra azonban, hogy ezt fent tudjuk tartani, mind az ügyintézők, mind a lakosok részéről szükségesek bizonyos óvintézkedéseknek a betartásai. Első lépésként, ahogy a koronavírus közelített hazánkhoz, mi is megtettük az intézkedéseket. Kézfertőtlenítőket osztottunk ki a dolgozóknak, majd ahogy a járványügyi helyzet fokozódott, úgy tettünk egyre szigorúbb intézkedéseket. A kollégákat elláttuk maszkokkal, gumikesztyűkkel, igyekszünk a higiéniára a lehető legnagyobb figyelmet fordítani. A takarítók napközben többször fertőtlenítik a kilincseket, villanykapcsolókat. Az ügyintézés, ahol megoldható, ott kisablakon keresztül történik, ahol erre nem volt lehetőség, ott a kolléganőt, aki az ügyfelekkel érintkezik, a bejárati ajtóhoz legközelebb helyeztük el. Kerüljük a személyes találkozással járó egyeztetéseket, az elektronikus kommunikáció eszközeit kihasználva valósítjuk meg ezeket a tárgyalásokat.

A hivatal dolgozóit érintve működik-e esetleg otthoni munkavégzés, vagy mindenki itt végzi tovább a munkáját?

Az otthoni munkavégzés nálunk teljes mértékben nem kivitelezhető, de a kisgyermekes szülőknek a támogatására, illetve annak érdekében, hogy egyszerre minél kevesebben tartózkodjunk az épületben, lehetővé tettük a dolgozóknak, az irodán kívüli munkavégzésnek a lehetőségét. Sok településen korlátozták az ügycsoportokat, amiket az ügyfelek a hivatalban intézhetnek. Tótkomlóson ilyenre nem került sor, egyelőre minden ügyet intézhetnek az ügyfelek.

A lakosság milyen módon intézheti ügyeit, elektronikusan, vagy pedig be kell jelentkezni a különböző személyes ügyintézésre?

Az ügyfelektől azt kérjük, hogy ez az ügyintézés továbbra is fenntartható legyen, bizonyos szabályokat tartsanak be. A személyes megjelenés során a 1,5m távolságot a hivatal épületében is tartsák. Vegyék figyelembe azt, hogy ügyfeleket jelen helyzetben csak és kizárólag az ügyfélfogadási napokon tudunk fogadni, ezek a hétfő, szerda és pénteki napok. Amennyiben lehetőségük van rá, úgy maszkban és gumikesztyűben érkezzenek. Ebben az időszakban kísérőt, hozzátartozót ne hozzanak magukkal, csak a személyes ügyintézést végző személy jelenjen meg. Abban az esetben, hogy ha a személyes ügyintézés nem indokolt, az ügy típusa ezt nem követeli meg, akkor keressék kollégáimat telefonon, vagy használják ki az elektronikus ügyintézés adta lehetőségeket. Ezen kívül, egyebekben pedig forduljanak továbbra is bizalommal a Tótkomlósi Polgármesteri Hivatalhoz.